Guide complet de Veille Qualiopi
Comprendre l'application, configurer votre veille, travailler en équipe, exploiter la troisième colonne, et produire des preuves utiles pour l'audit.
À quoi sert l'application
Veille Qualiopi sert à centraliser votre veille, à sélectionner les articles utiles, puis à tracer ce que vous en faites. L'objectif n'est pas seulement de lire des actualités, mais de pouvoir démontrer pendant un audit que votre organisme surveille les évolutions, les comprend, et en tire des actions concrètes.
Les 3 indicateurs
IND 23veille réglementaire, CPF, France compétences, obligations OF, audits
IND 24veille métier / formation selon votre catalogue
IND 25innovation pédagogique, IA, digital learning, handicap, LMS et outils
Comment commencer : pas à pas
Connectez-vous à l'application
Vous pouvez entrer depuis votre espace membre ou directement sur l'application avec votre email et votre mot de passe. Si vous êtes collaborateur, vous recevez un lien d'activation pour définir ce mot de passe une première fois.
Ouvrez les Paramètres
L'engrenage permet de configurer votre compte : mot de passe direct, collaborateurs, liaison WordPress, et surtout le catalogue Indicateur 24.
Configurez votre catalogue Ind 24
Dans le catalogue, vous pouvez travailler en mode métier ou en mode formation. Cochez uniquement les éléments vraiment pertinents pour votre organisme : c'est ce qui améliore la qualité du flux.
Revenez sur l'accueil
La colonne Flux se remplit avec les articles. Commencez par parcourir le flux, puis utilisez l'étoile pour retenir ce qui vous paraît intéressant ou utile.
Transformez la veille en action
Ouvrez un article sélectionné, rédigez votre analyse, choisissez l'impact réel, puis joignez si besoin une preuve, un compte-rendu, un programme mis à jour ou tout document démontrant l'action menée.
Les différents modes de connexion
1. Accès depuis le site membre
C'est le mode historique. L'utilisateur se connecte sur le site principal, puis clique vers l'application. Un lien sécurisé et temporaire ouvre automatiquement la session.
- Pratique pour les comptes déjà habitués au portail membre.
- Ne demande pas de ressaisir le mot de passe de l'application.
- Reste compatible avec les comptes principaux.
2. Connexion directe à l'application
Vous pouvez aussi vous connecter directement sur l'application avec votre email et votre mot de passe local.
- Le mot de passe se définit dans les Paramètres.
- Les collaborateurs utilisent ce mode après activation de leur accès.
- Un rappel visuel apparaît tant que le mot de passe direct n'est pas configuré.
3. Activation collaborateur
Lorsqu'un collaborateur est invité, il reçoit un email contenant un lien d'activation. Ce lien lui permet de définir son mot de passe, puis d'utiliser ensuite la connexion directe.
À retenir
Le site membre et la connexion directe coexistent. Le premier facilite l'accès assisté, la seconde permet un usage autonome au quotidien.
Comprendre le tableau principal
Colonne 1 : Flux
- Le robot y dépose les actualités repérées automatiquement.
- Le filtre en haut permet d'isoler un indicateur ou un axe précis.
- Les compteurs affichent combien d'articles sont visibles dans le flux.
Colonne 2 : Sélection
- L'étoile envoie un article dans votre sélection personnelle.
- Un favori reste un article retenu, pas encore une preuve.
- Cette colonne sert à prioriser ce que vous souhaitez exploiter.
Colonne 3 : Analyses / preuves
- C'est ici que la veille devient traçable.
- Vous y rédigez vos analyses et vos actions.
- Vous pouvez joindre des pièces et suivre l'avancement.
Bien utiliser le catalogue Indicateur 24
Mode métier
Ce mode est utile si vous souhaitez surveiller directement des métiers cibles : community manager, assistant comptable, gestionnaire de paie, agent de réservation, etc.
Mode formation
Ce mode est utile si vous souhaitez surveiller des familles de formation. Le robot peut alors chercher en mixant l'intitulé de formation, les débouchés métier et les compétences associées.
Conseil important
Le quota Ind 24 est partagé entre les métiers et les formations. Plus votre sélection est cohérente et ciblée, plus le flux Ind 24 sera utile au quotidien.
Comment utiliser la 3e colonne
Sélectionnez un article
Ouvrez d'abord un article depuis le Flux ou depuis votre Sélection. La colonne de droite se base toujours sur un article précis.
Choisissez le bon type d'action
Selon le cas, vous pouvez enregistrer une action métier, une mise à jour de programme, une évolution pédagogique, une information équipe, une information du public, ou une simple action interne.
Rédigez une analyse concrète
L'analyse doit expliquer ce que l'article change, confirme ou questionne pour votre organisme. Évitez les formules vagues. L'idée est de relier l'article à une décision, un ajustement ou une vigilance.
Ajoutez si besoin une preuve
Vous pouvez joindre un document, une capture, un programme mis à jour, un compte-rendu ou tout autre élément montrant que l'action a bien été réalisée.
Suivez l'action dans le temps
Une fois créée, l'action est visible dans le Suivi des actions. Cela permet de vérifier ce qui est fait, ce qui reste à compléter et ce qui est déjà prêt pour l'audit.
Créer une vraie preuve utile
Ce qu'il faut écrire
- Mise à jour du programme
- Évolution pédagogique
- Information équipe
- Information du public
Ce qu'il vaut mieux éviter
- “Lu et approuvé”
- “Vu”
- “Article intéressant” sans action derrière
Ce qu'attend l'auditeur
Une action datée, compréhensible, reliée à un article, et si possible appuyée par une pièce : capture, programme mis à jour, compte-rendu, support retravaillé, procédure ou diffusion à l'équipe.
Exemples d'actions dans la 3e colonne
- Mise à jour d'un programme après évolution réglementaire ou métier.
- Ajout d'un module ou d'un atelier après une veille innovation.
- Diffusion d'une information à l'équipe pédagogique.
- Publication d'une information utile sur le site de l'organisme.
Suivi, statistiques et PDF
Suivi des actions
Le bouton Suivi regroupe toutes les actions réalisées ou à faire. Vous pouvez filtrer par indicateur, type d'action et statut, puis ouvrir directement le détail.
Statistiques
La page Statistiques donne une vue d'ensemble : répartition par indicateur, avancement global et volume d'articles traités.
Export PDF
Le PDF consolide les preuves et les analyses dans un document plus facile à présenter pendant l'audit.
Collaborateurs et diffusion
Formules
- Solo : 0 collaborateur
- Indépendant : jusqu'à 5 collaborateurs
- Organisme : jusqu'à 10 collaborateurs
Invitation
Chaque collaborateur reçoit un email d'activation, définit son mot de passe, puis peut se connecter directement dans l'application.
Le titulaire principal reste la référence du compte et de la formule.
Information équipe / public
Certaines actions peuvent envoyer automatiquement un mail à l'équipe ou publier un contenu sur votre site WordPress.
Essais, relances et avis
TRIAL7
Pour certains comptes niveau 0, un essai de 7 jours peut être proposé automatiquement avec le code déjà prérempli.
Mail d'avis
Après l'essai, l'application peut envoyer un mail demandant une note sur 5 étoiles et un commentaire simple.
TRIAL14
Selon le scénario prévu, un essai complémentaire de 14 jours peut être proposé ensuite, également avec code prérempli.
Support et informations utiles
Support
Notre équipe technique répond sous 24h à maveille.online@gmail.com.
Quand vous écrivez au support, précisez si possible le compte utilisé, la page concernée et l'action que vous tentiez d'effectuer.
Informations entreprise
AZERTAF SARL
2, rue Konrad Adenauer
60000 Beauvais
+33 9 70 91 91 86
maveille.online@gmail.com